Начиная с 2011 года, когда был принят ФЗ №63, регламентирующий оформление и использование электронной подписи (ЭЦП), началось активное развитие и внедрение документооборота в электронном виде (ЭДО). Было разрешено использование элеткронных счетов-фактур и других документов – как внутри предприятия, так и между контрагентами. ЭДО и ЭЦП – понятия, которые непрерывно связаны между собой и представить одно без другого невозможно. Их главная задача – максимально упростить ведение бизнеса, ускорить процессы, обеспечить полную конфиденциальность данных и защиту предоставляемой информации.
Электронный документооборот
Обеспечивает не только движение документов, но также позволяет организовать работу на предприятии без применения бумажных носителей. Включает в себя все необходимые этапы, начиная от регистрации документов и создания отчетов и заканчивая ведением архива.
ЭДО применяется: ЭДО применяется:
- на средних и крупных предприятиях;
- в госструктурах;
- при организации работы торговых электронных площадок;
- для внедрения маркировки цифровыми средствами идентификации (чипирования), согласно ФЗ №487; • и в других целях.
На практике документооборот в электронном виде представляет собой ввод и оборот документов через интернет либо другими средствами. Необходима установка специального программного обеспечения (информационной системы). В качестве защиты конфиденциальности данных и гарантии неизменности файлов после его отправки выступает ЭЦП. На практике документооборот в электронном виде представляет собой ввод и оборот документов через интернет либо другими средствами. Необходима установка специального программного обеспечения (информационной системы). В качестве защиты конфиденциальности данных и гарантии неизменности файлов после его отправки выступает ЭЦП.
Преимуществами внедрения электронного документооборота на предприятии являются:
- Снижение временных и денежных затрат.
- Защита передаваемых данных о попадания в третьи руки (благодаря установленному доступу и надежным алгоритмам криптошифрования).
- Упрощение контроля за работой предприятия в режиме реального времени.
- Возможность быстрого принятия решений в любом месте и в любое время благодаря мобильности информационной системы.
- Удобная обратная связь с заказчиками, поставщиками и другими контрагентами.
- Простота сортировки документации и поиска необходимой информации.
Электронная подпись
Главной составляющей ЭДО является электронная подпись, без которой невозможно полноценное функционирование документооборота. В соответствии с действующим законодательством, существует три вида подписи – простая, усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Для ЭДО чаще всего используется НЭП (с предварительным соглашением с заказчиком либо контрагентом), либо КЭП.
Для получения электронной подписи необходимо оставить заявку в удостоверяющий центр по ссылке либо обратиться в сертификационный центр «Оптиматест» со следующими документами:
- ИНН и ОГРН;
- ИНН и ОГРН;
- выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, выданная не позже 6 месяцев назад;
- паспорт владельца подписи;
- если владельцем выступает руководитель – приказ о его назначении;
- если владельцем выступает другой сотрудник компании – документ, дающий ему право на выполнение функций с электронной подписью;
- СНИЛС;
- при необходимости – доверенность на уполномоченное лицо, которое получит подпись.
ЭЦП выдается сроком на 12 месяцев, после чего требуется перевыпуск. В центре сертификации «Оптиматест» вы можете проконсультироваться по всем вопросам внедрения электронного документооборота на предприятии и получить ЭЦП в кратчайшие сроки. Обращайтесь по телефону или онлайн на нашем сайте. Все консультации предоставляются бесплатно.
